By マーティン・チャップマン/ナスダックガバナンスソリューション戦略責任者
役員会議の内容を記録するにあたり適切な準備をしておくことは賢い習慣というだけにとどまらず、正確で簡潔な議事録作成の基本を押さえておくことで会議参加者に対しても高い貢献となります。 会議が始まる前にノートを取る準備時間を持つことで、ディスカッション中の混乱を避け、記録過程でのミスを減らし、全体的な効率を高めることが出来ます。 正確かつ生産性の高い議事録を作成するには、次の３つの手順を押さえておくと良いでしょう。
１．事前調査を実施すること
会議の議題で強調されているトピックを把握しておくことにより、実際の会議中における記録プロセスを合理化できます。 例えば、前回の会議議事録に目を通しておくことにより、次の会議の重要な背景や独自の洞察を得ることが出来るでしょう。更に準備を万端にしておきたい場合には、会議のアジェンダ、重要と思われる資料、または会議資料全体を詳細に読んでおくことです。 また、それぞれの議題や会議の目的、会議後に期待される結果に役立つと思われる補足資料があれば、それらにも目を通しておけば完璧です。
２．テンプレートを使用する。
事前に分かっている情報は予め詳細に文章化しておくことで、会議中に書き留める必要がなくなります。 それにより、議事録作成者は重要な意見のやりとりや決定事項だけに集中して記録を取ることができます。 テンプレートには、場所、日時、会議の種類、出席者、議事録作成者などの基本項目の他に、既に提案されている実施項目や前回の役員の発言内容などの参考情報を予めテンプレートに含めておくと良いでしょう。 会議中に書き込むメモ用に各セクションの間にはスペースを空けておくことをお勧めします。
３．会議長の近くに座る
議長の隣または近くの席に座ることで、会議中でもコミュニケーションが取り易くなります。 これにより、議事録作成者は会議の流れを妨げることなく、議長に疑問点をすぐに尋ねることや正確な情報を確認することが出来ます。 このように会議中に重要かつ詳細な情報を収集することによって情報が不正確になるリスクを軽減し、会議後に連絡をやり取りする面倒を避けることが出来ます。
以上の手順を踏襲することによって、役員会議の議事録をビジネスにとって付加価値となる芸術作品に変えることは、多くの方が考えているより実は簡単なことなのです。
Nasdaq Boardvantageは、会議のオペレーションを合理化し、ユーザー同士の連携を高める様々な機能を搭載したガバナンス推進のためのソリューションです。お問合わせはこちらまでどうぞ：
JP-ales@nasdaq.com