現在の企業は、業界を問わず、新たな規制やサイバーリスク、および地政学的リスクなど大きな課題に直面している。このような環境の中、競争力を維持していく為に、取締役会の役割はますます重要となってきている。
実際、取締役会が率先して業務効率化への取り組み、および異なる部署や人間同士の連携を高めている企業ほど、競争力維持のみでなく新規事業への参入や株主に対する企業価値の提供などに対しても高い評価を得ている。このような企業では、取締役各々がこれまでの古い体質から脱却し、積極的にこれまで以上の役割を担うよう努めている傾向が高い。また、その為の最新テクノロジーを常に注視し、積極的に活用している。
最新のボードポータルのテクノロジーは、取締役同士が知識および情報を交換することを促進する。まず会議資料を事前に素早く参加者に配布することができる上、メモの共有など参加者同士の意見交換を促進するための機能も充実している。ボードポータルにおける全ての通信は、強固な暗号技術で守られているため、セキュリティも同時に保つことが可能だ。資料内容の修正や変更も新たな編集や再送信なしで反映できるため、会議運営側、参加者側両方にとって大きな時間の節約となる。更に承認や電子サインのプロセスも自動化されているため、ガバナンス強化や意思決定の迅速化にも役立てることができる。
単純にペーパーレス化という名のもとに電子メールによる資料の配布や、共有サーバへのアクセスまたはダウンロードによる資料共有は、ここではデジタル化とは呼ばない。このような方法はサイバーリスクに対し脆弱である上、管理ミス（送信間違いやデバイスの紛失）による情報漏洩も発生し易く、現在ではレガシーな方法である。
また、セキュリティに固執するあまり、企業によってはWebブラウザ使用の制限、タブレットおよびスマートフォンの業務利用を認めていないケースも見られる。益々グローバル化が進み、場所にとらわれない働き方が進んでいる現在において、これらのモバイルデバイスを使用せずに競争力を維持していくことは厳しいだろう。ボードポータルはメジャーなブラウザ、タブレットおよびスマートフォンのOS殆どに対応しているため、どこにいても会議資料を安全に受け取ることが出来、参加者同士の連携を図ることができる。デバイスの紛失時には即リモートによるデータ消去も可能である。
このように取締役会議がより合理化され効率的になると、各々の取締役は企業を前進させる問題により多くの時間を費やすことができる。ボードポータルによってデジタル化された取締役会議は、企業が現在の課題を乗り越え、更に競争力を高めるために大いに役立つ筈だ。