今日、情報技術の進歩は企業経営やコミュニケーション手段においても大きな変化をもたらしている。役員会議においては、紙媒体から徐々にボードポータルに代表される最新技術を搭載したツールやプロセス自動化への移行によって、役員の職務の合理化が進んでいる。
しかしながら、企業においてボードポータルの導入が一体どのようなメリットをもたらしてくれるのか明確に把握出来ず、導入を躊躇している担当者が多いのが現実である。また様々な技術的懸念が検討を進めるにおいて障害となっている事例もよく見受けられる。
本文に掲載しているチェックリストは、会議室をデジタル化する上で一般的に誤解されがちな点を紹介しつつ、ボードポータルによって社内の情報共有を合理化、および関係者との連携を促進する方法を提案する。
誤解１ ボードポータルは、会議にのみに使用されるシステムで投資対効果が低いのでは？
デジタルボードブック（電子会議資料）、オンラインアジェンダ、議事録作成など会議に関わる業務は、ボードポータルを通じて組み立てることができる。しかし、これらのタスクは、ボードポータルが提供する機能の一部に過ぎない。よく設計されたボードポータルでは、メンバー間での会議中のコミュニケーション、文書の共有や編集、アンケートの実施、予定されているイベントの検討、および複数の会議を同時にスケジューリングすることが可能だ。
誤解２ デジタル化することによりセキュリティリスクが増えるのでは？
紙文書は、紛失や置き忘れによって機密情報が漏洩する可能性が高いことが挙げられる。たとえアプリや電子メールなどのデジタルツールにおいても、悪意のある第三者やサイバー攻撃などの脅威により役員会は大きなリスク晒されているのが現実だ。しかしながら、ボードポータルであればドキュメントを保管するための集中管理された安全な環境が提供されている。またアクセス許可の設定でファイルや文書毎にアクセスできるユーザーを制御できる。万一、デバイスを紛失した場合においては、遠隔地から文書を削除する機能も備えている。
誤解３ ユーザーである役員にとって操作が難しいのでは？
ユーザー企業がボードポータルをうまく普及させるためには様々な手段がある。ボードポータルとの相性が良く操作性に優れたiPadを役員に支給することも一つの解決方法である（既に支給している企業であれば活用させる）。プロバイダーが提供する製品のトレーニングセッションでは、すぐに使い始めることが出来るための情報やプログラムを提供している。この類いのソフトウェアは、直感的に使用できるようにユーザーインターフェイスが合理的に設計されているため、大抵すぐに慣れることができる。
誤解４ デジタルツールではコンプライアンスの課題を解決できないのでは？
ボードポータルは、利益相反（の声明）、電子署名、役員や管理職向けのアンケート、およびオンライン投票を実施ための機能を提供している。安全なクラウド環境内で実行することで、リスクの軽減、プロセスの合理化、および企業の重要データの保全性が向上する。
誤解５ 役員会議がデジタル化されても、役員の時間節約には繋がらないのでは？
役員は、ボードポータルを使用することにより貴重な時間を節約することが出来る。例えば、目を通しておく必要がある文書は全て一箇所に保存されているので、必要な資料に即アクセスでき、直ちに変更を加え、次の会議に備えての資料を閲覧することも可能だ。これによって役員は、財務監督やリスク管理など本来の業務に集中することができる。
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